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Mit Produkt-Administratoren können Lieferanten und Partner ausgewählte Produktinformationen selbst pflegen, während Sie jederzeit die Kontrolle über Ihren Onlineshop behalten.
Produkt-Administratoren sind Benutzer mit eingeschränkten Zugriffsrechten, die für die Pflege bestimmter Artikel oder Sortimentsbereiche verantwortlich sind.
Dabei kann es sich beispielsweise um Hersteller, Lieferanten, Vertriebspartner oder externe Produktmanager handeln. Sie erhalten einen eigenen Zugang zum Shop, jedoch keine vollständigen Administrationsrechte.
Stattdessen wird gezielt festgelegt, welche Produkte und Produktinformationen ein Benutzer bearbeiten darf. Abhängig von der Konfiguration können Produkt-Administratoren beispielsweise folgende Inhalte aktualisieren:
Andere Bereiche des Shops bleiben für diese Benutzer gesperrt. Die Kontrolle über Struktur, Layout, Einstellungen und Geschäftsprozesse liegt weiterhin beim Shopbetreiber.
Je größer ein Sortiment ist, desto mehr Aufwand entsteht bei der laufenden Pflege der Produktdaten.
Hersteller veröffentlichen neue Produktbilder, überarbeiten Beschreibungen oder bringen neue Modelle auf den Markt. Lieferanten ergänzen technische Informationen oder melden Änderungen an bestehenden Artikeln.
In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch über E-Mails, Tabellen oder Download-Links ab. Die Informationen müssen anschließend vom internen Shopteam geprüft, zugeordnet und manuell übernommen werden.
Das kostet Zeit und führt zu zusätzlichen Arbeitsschritten. Besonders bei umfangreichen B2B-Sortimenten können sich Änderungen schnell anstauen.
Produkt-Administratoren setzen direkt an dieser Stelle an: Die Produktpflege wird an jene Personen delegiert, die über das notwendige Fachwissen und die aktuellen Informationen verfügen.
Das Grundprinzip ist einfach: Sie entscheiden, wer welche Inhalte bearbeiten darf.
Ein Lieferant oder Partner erhält ein eigenes Benutzerkonto. Dieses Konto ist klar von einem vollständigen Administrationszugang getrennt.
Dem Benutzer werden nur jene Produkte oder Sortimentsbereiche zugewiesen, für die er verantwortlich ist.
Ein Hersteller kann beispielsweise ausschließlich die Produkte seiner eigenen Marke bearbeiten. Artikel anderer Hersteller bleiben für ihn unsichtbar oder können zumindest nicht verändert werden.
Zusätzlich lässt sich bestimmen, welche Produktinformationen gepflegt werden dürfen.
Ein Partner kann etwa Produktbilder und Beschreibungen aktualisieren, ohne Zugriff auf Preise, Bestellungen, Kundendaten oder allgemeine Shopeinstellungen zu erhalten.
Die zentrale Verwaltung des Shops bleibt vollständig beim Betreiber. Produkt-Administratoren kümmern sich um die freigegebenen Inhalte, können jedoch keine unbeabsichtigten Änderungen an anderen Bereichen vornehmen.
So entsteht eine klare Arbeitsteilung: Die Produktverantwortlichen liefern und pflegen die Inhalte, während Sie den Shop und seine Prozesse steuern.
Einem externen Partner vollständige Administrationsrechte zu geben, wäre in den meisten Fällen weder notwendig noch empfehlenswert.
Ein Produkt-Administrator erhält deshalb nur jene Berechtigungen, die er für seine Aufgabe tatsächlich benötigt. Dieses Prinzip wird in der IT-Sicherheit als gezielte oder minimale Rechtevergabe bezeichnet.
Dadurch können externe Benutzer selbstständig arbeiten, ohne Zugriff auf sensible oder für sie nicht relevante Bereiche zu erhalten.
Das bringt mehrere Vorteile:
Produkt-Administratoren öffnen somit nicht einfach das gesamte Shopbackend für externe Unternehmen. Sie schaffen einen kontrollierten Arbeitsbereich innerhalb der professionellen Shoplösung.
Produktinformationen ändern sich regelmäßig.
Ein neues Produktbild ersetzt eine ältere Aufnahme. Eine Beschreibung wird erweitert. Ein Nachfolgemodell kommt hinzu. Technische Details werden ergänzt oder Übersetzungen werden überarbeitet.
Muss jede Änderung zuerst an das interne Shopteam übermittelt werden, entsteht schnell eine Warteschlange. Der Lieferant sendet die Informationen, das interne Team übernimmt sie bei Gelegenheit und bis dahin zeigt der Shop möglicherweise noch den alten Stand.
Mit Produkt-Administratoren können die zuständigen Partner Änderungen direkt einpflegen. Dadurch entfallen unnötige Übertragungswege.
Das interne Team muss nicht mehr jede Produktbeschreibung aus einer E-Mail kopieren oder Bilder aus verschiedenen Download-Portalen zusammensuchen. Gleichzeitig können Hersteller ihre Produktdarstellung schneller aktualisieren.
Ein Elektronik-Großhändler vertreibt die Produkte zahlreicher Hersteller über einen gemeinsamen B2B-Shop.
Bisher senden die Hersteller neue Bilder, Produktbeschreibungen und Informationen zu Nachfolgemodellen per E-Mail. Die Daten werden intern gesammelt und anschließend manuell in den Shop übertragen.
Bei einem umfangreichen Sortiment führt das regelmäßig zu Verzögerungen. Manche Informationen werden erst Tage später aktualisiert, andere müssen mehrfach nachgefragt werden.
Mit dem Modul „Produkt-Administratoren“ erhält jeder Hersteller einen eigenen eingeschränkten Zugang.
Ein Hersteller kann damit beispielsweise:
Dabei sieht und bearbeitet er ausschließlich die Produkte, für die er verantwortlich ist. Produkte anderer Hersteller, Bestellungen, Kundendaten und zentrale Einstellungen bleiben unzugänglich.
Der Großhändler spart wiederkehrende Pflegearbeit. Die Hersteller können ihre Produkte schneller aktualisieren und die Produktdaten im Shop bleiben auf dem aktuellen Stand.
Das Modul löst nicht nur eine redaktionelle Aufgabe. Es verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen Shopbetreiber, Lieferanten und Herstellern.
Der interne Aufwand für die laufende Sortimentspflege sinkt. Neue Lieferanten und größere Sortimente können eingebunden werden, ohne dass der Personalbedarf für die Produktpflege im gleichen Umfang wachsen muss.
Die dezentrale Pflege unterstützt damit die Skalierbarkeit des Shops.
Zugriffe werden gezielt vergeben. Externe Partner benötigen keinen umfassenden Administrationszugang und erhalten nur die für ihre Tätigkeit notwendigen Berechtigungen.
Dadurch entsteht ein übersichtliches und nachvollziehbares Rechtekonzept.
Produktbilder und Beschreibungen können schneller aktualisiert werden. Neue Produkte, Kampagnen und Sortimentsänderungen müssen seltener auf die interne Übertragung bereits vorhandener Informationen warten.
Aktuelle und vollständige Produktinformationen verbessern außerdem die Grundlage für Produktsuche, Filter, Landingpages und Suchmaschinenoptimierung.
Partner können die Darstellung ihrer Produkte selbst verbessern und Änderungen zeitnah einbringen.
Sie müssen dafür keine umfangreichen Tabellen versenden und nicht auf die nächste freie Kapazität beim Händler warten. Gleichzeitig beschäftigen sie sich ausschließlich mit den Produkten und Informationen, für die sie tatsächlich verantwortlich sind.
Produkt-Administratoren eignen sich besonders für Shops, bei denen Produktwissen auf mehrere Unternehmen, Marken oder Abteilungen verteilt ist.
Typische Einsatzbereiche sind:
Je mehr Produkte, Partner und Aktualisierungen zusammenkommen, desto größer wird der Nutzen einer strukturierten und dezentralen Produktpflege.
Produkt-Administratoren ersetzen nicht automatisch ein ERP-, Warenwirtschafts- oder PIM-System.
Diese Systeme bleiben wichtige Quellen für kaufmännische Stammdaten, Preise, Lagerbestände, Verfügbarkeiten und technische Produktinformationen.
Das Modul ergänzt diese Systemlandschaft um eine kontrollierte Möglichkeit zur direkten Zusammenarbeit mit externen Produktverantwortlichen.
In einer professionellen E-Commerce-Architektur können die Aufgaben beispielsweise folgendermaßen verteilt sein:
Wichtig ist, eindeutig festzulegen, welches System für welche Informationen führend ist. Sonst wird aus geteilter Verantwortung schnell geteilte Verwirrung.
Die technische Rechtevergabe schafft die notwendige Grundlage. Für eine dauerhaft hohe Datenqualität braucht es zusätzlich klare organisatorische Regeln.
Vor dem Einsatz sollte daher festgelegt werden:
Je klarer diese Punkte geregelt sind, desto reibungsloser funktioniert die delegierte Produktpflege im Alltag.
Das Modul „Produkt-Administratoren“ verbindet zwei Ziele, die auf den ersten Blick gegensätzlich wirken: Externe Partner erhalten mehr Eigenständigkeit, während der Shopbetreiber die zentrale Kontrolle behält.
Lieferanten und Hersteller können ihre Produktinformationen selbst pflegen. Das interne Team wird von wiederkehrenden Übertragungsarbeiten entlastet. Gleichzeitig sorgen eingeschränkte Benutzerkonten und gezielte Berechtigungen dafür, dass jeder Benutzer nur die für ihn vorgesehenen Inhalte bearbeiten kann.
Gerade bei großen und komplexen B2B-Sortimenten entsteht dadurch eine echte Win-win-Situation: Produktdaten gelangen schneller von der Quelle in den Shop, Partner werden sinnvoll in die Prozesse eingebunden und die Verantwortung bleibt trotzdem klar geregelt.
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